Vanpoolen is collectief woon-werkvervoer met een gedeelde (elektrische) bus of personenbusje, vaak bestuurd door een collega. Ideaal bij vaste werktijden of ploegendiensten en beperkte OV-mogelijkheden, waarbij meerdere medewerkers uit dezelfde regio samen reizen. Het vermindert autokilometers en parkeerdruk, verbetert mobiliteit én versterkt het sociale verblijf op het terrein.
Op deze pagina vindt u:
Deze pagina helpt de bedrijfsvereniging om vanpoolen effectief op te zetten en duurzaam te beheren.
Medewerkers worden (dicht bij) huis opgehaald en samen naar het werk gebracht. Vaak gaat het om busjes met 6 tot 9 zitplaatsen. Bij grote groepen kunnen grotere personenbussen of touringcars worden ingezet. Vaak is de chauffeur een medewerker die het verst weg woont; incidenteel is dit een ingehuurde chauffeur.
Vanpool past bij:
Voor een werkende vanpool zijn nodig: infrastructuur, voertuig, chauffeur, planning en verrekening.
Woont iedereen verspreid, haal dan thuis op. Wonen collega’s bij elkaar, kies één of meer centrale opstaplocaties (bijv. wijkparkeerplaats).
Richt op de bestemming een centrale, goed bereikbare halte in, bij voorkeur bij de hoofdingang of nabij de werkplekken. Zorg dat deze plek veilig bereikbaar is per voertuig en te voet.
Reserveer een parkeerplek bij de chauffeur die start. Is er geen vaste plek, stem af met de gemeente. Op de bestemming kan parkeren bij een deelnemend bedrijf of centraal op het terrein. Bij elektrische busjes zijn laadpunten nodig bij start en eindlocatie.
Hieronder staan de mogelijk in te zetten voertuigen met praktische voordelen en aandachtspunten.
| Type voertuig | Wanneer te overwegen | Praktische voordelen | Belangrijke aandachtspunten |
|---|---|---|---|
| Personenbusjes (B-rijbewijs, tot 8 passagiers) | Kleine groepen, beperkte vervoersbehoefte (< 8 personen) | + Flexibel en eenvoudig in gebruik. + kan met B-rijbewijs worden bestuurd | - Beperkte capaciteit. - Geschikt voor kleine, voorspelbare ritten |
| Personenbus (D-rijbewijs, meer dan 8 passagiers) | Grotere groepen, (> 8 personen) | + Geschikt voor grotere groepen of meerdere werkploegen | - Vereist D-rijbewijs voor de chauffeur. - Grotere voertuigen zijn minder flexibel in drukke gebieden, - Parkeren bij medewerker thuis kan probleem zijn |
De onderstaande tabel bevat informatie wanneer het voordelig is een eigen chauffeur te gebruiken, of om een externe chauffeur in te huren.
| Optie | Wanneer geschikt | Voordelen | Nadelen |
|---|---|---|---|
| Eigen Chauffeur | - Kleine groepen, voorspelbare werktijden. - Medewerker die bereid is om als chauffeur op te treden. | + Kostenbesparend + Flexibel + Betrokkenheid van medewerkers | - Verantwoordelijkheid voor rijbewijs en aansprakelijkheid. - Ziekte en vervangend vervoer regelen. - Beperkingen in inzetbaarheid van de werknemer |
| Inhuren van Chauffeur | - Grotere groepen of onregelmatige werktijden. - Geen geschikte medewerker als chauffeur | + Professionele chauffeur. + Geen zorgen over ziekte, vervangend vervoer geregeld door de aanbieder. + Meer zekerheid over continuïteit van de dienst | - Hogere kosten. -Minder flexibiliteit. - Afhankelijkheid van externe aanbieder |
Eigen (interne) chauffeur. De bedrijfsvereniging regelt vervanging bij ziekte (reservechauffeur, huurauto of taxi), informeert deelnemers snel en documenteert de wijzigingen. Wijs bij voorkeur een reservechauffeur aan die dicht bij de eerste chauffeur woont. Bij langdurige uitval kan tijdelijk een andere chauffeur nodig zijn.
Ingekochte dienst. De aanbieder verzorgt vervangend vervoer en planning. De bedrijfsvereniging communiceert met deelnemers en houdt de administratie bij.
Kies een oplossing die past bij de grootte en complexiteit. Voor kleine, vaste groepen volstaat vaak Excel. Bij grotere of flexibele inzet werkt plannings-/reserveringssoftware beter. Uitbesteden kan als capaciteit of expertise ontbreekt (wel: hogere kosten, minder maatwerk).
Richtlijnen
Klein en stabiel aantal deelnemers? Dan volstaat een vaste maandbijdrage per werknemer. Bij een groter of variabel aantal, overweeg e-tickets of app-gebaseerde afrekening.
| Situatie | Aanbevolen systeem | Voordelen | Nadelen |
|---|---|---|---|
| Klein aantal deelnemers, vaste werktijden | Vast maandbedrag per deelnemer | + Eenvoudig te beheren, + Voorspelbare kosten voor werkgevers en werknemers | - Geen flexibiliteit bij fluctuaties in gebruik |
| Groter aantal deelnemers, variabele behoefte | Betaling op basis van gebruik (bijv. ritten of afstand) | + Eerlijke kostenverdeling, + Flexibel voor veranderingen in vervoersbehoefte | - Administratief werk, - Vereist nauwkeurige registratie van ritten |
| Flexibele opties, onregelmatige werktijden | Geautomatiseerde systemen (e-tickets, app) | + Flexibel en geautomatiseerd, + Realtime inzicht in ritten en kosten | - Hogere kosten voor software en onderhoud, - Vereist technologische investering |
Voor elk van de inkoopvormen is in de onderstaande tabel samengevat in hoeverre elke inkoopvorm scoort op verschillende criteria. De sterren geven aan hoe de implementatievariant zich verhoudt tot de andere varianten, waarbij 1 ster negatief is en 5 sterren positief..
Volledige controle over voertuigen, routes en deelnemers.
Aangesloten organisaties hebben beperkte controle over de kwaliteit van de service of de kosten. Dit verloopt via de contracthouder/inkopende organisatie.
Aangesloten organisaties kiezen zelf of en hoe zij hun contract met de leverancier willen vormgeven. Er is echter maar keuze uit één leverancier.
Minder controle over de kwaliteit en de flexibiliteit van de dienst bij individuele organisaties, omdat de bedrijfsvereniging centraal onderhandelt.
Hoog - precies aan te sluiten bij de eisen van de aangesloten organisaties en hun medewerkers
Minder maatwerk, afhankelijk van de afspraken met contracthouder
Maatwerk, afhankelijk van specifieke behoefte per organisatie, maar er is één provider.
Maatwerk mogelijk door een op maat gemaakte oplossing af te nemen die aansluit bij de specifieke behoeften van uw bedrijventerrein
Langetermijnkostenvoordeel, maar hoge initiële investering.
Kleine aangesloten organisaties kunnen profiteren van de slagkracht van de (vaak grote) inkopende organisatie
Minder schaalvoordeel door individuele contracten.
Schaalvoordelen door gezamenlijke inkoop, lagere kosten per organisatie.
Hoge complexiteit door eigen beheer van ritten, voertuigen en onderhoud.
Simpele overlegstructuur tussen leverancier en inkopende organisatie, maar mogelijk complexiteit in afstemming met aangesloten organisaties.
Lagere administratieve lasten voor organisaties en snellere implementatie, maar geen centrale coördinatie.
Geen operationele complexiteit voor organisaties, alles wordt beheerd door de leverancier
Verantwoordelijkheid voor vergunningen, onderhoud, verzekeringen, wet- regelgeving.
Elke aangesloten organisatie is verantwoordelijk voor haar eigen contract met de inkopende organisatie
Geen centrale verantwoordelijkheid, deze ligt bij individuele organisaties.
Centrale verantwoordelijkheid, maar afhankelijk van de leverancier
Bij onvoldoende bezetting kan het moeilijk zijn om de kosten te dekken.
Bij onvoldoende vraag kan het moeilijk zijn om de kosten te dekken. Risico voor individuele organisaties afhankelijk van afspraken met de contracthouder
Risico verschilt per organisatie, afhankelijk van hun contracten met de provider.
Minder risico op onvoldoende gebruik door gezamenlijke afname. Bij onvoldoende vraag kunnen de kosten per gebruiker wel hoger uitvallen
Wil u gedetailleerd advies over het implementeren van deze mobiliteitsoplossing binnen uw bedrijfsvereniging? Start de tool!